Er zijn belangrijke ontwikkelingen op het gebied van de besluitvorming door pensioenfondsen. COVID-19 geeft aanleiding voor veel pensioenfondsen na te gaan of er de wens (of noodzaak) is te komen tot een meer flexibele besluitvorming. Daarnaast is het wetsvoorstel Bestuur en toezicht rechtspersonen op 28 januari 2020 aangenomen door de Tweede Kamer. Verwacht wordt dat de wet in de loop van 2020 wordt aangenomen in de Eerste Kamer en kort daarna in werking zal treden.
Het wetsvoorstel houdt een aantal bepalingen in die van belang zijn voor pensioenfondsen, waaronder over Besluitvorming door pensioenfondsen in noodsituaties. Het doel is om de continuïteit van de besluitvorming in alle situaties te waarborgen, ook tijdens een pandemie. In deze bijdrage zetten wij de belangrijkste ontwikkelingen kort uiteen.
Belet en ontstentenis
Van ”belet” is sprake indien een bestuurder of toezichthouder tijdelijk niet in staat om zijn of haar functie te vervullen, bijvoorbeeld door (ernstige) ziekte, schorsing of zwangerschaps- en bevallingsverlof. Tijdelijke onbereikbaarheid wegens vakantie geldt niet meer als een vorm van belet, met uitzondering misschien nog van een langer verblijf in een gebied waar iedere mogelijkheid tot communicatie ontbreekt. Van ”ontstentenis” is sprake indien een bestuurder of toezichthouder niet langer in functie is, bijvoorbeeld door overlijden of door ontslag.
Het is verstandig dat pensioenfondsen op situaties van belet en ontstentenis zijn voorbereid. Bovendien: dat wordt straks ook verplicht. Het wetsvoorstel Bestuur en toezicht rechtspersonen is op 28 januari 2020 aangenomen door de Tweede Kamer. Verwacht wordt dat de wet in de loop van 2020 in werking zal treden. De Wet bestuur en toezicht verplicht tot het opnemen van een regeling voor belet en ontstentenis in de statuten. Op grond van het overgangsrecht bij de Wet bestuur en toezicht is het verplicht om de belet- en ontstentenisregeling in de statuten op te nemen bij de eerstvolgende statutenwijziging na de inwerkingtreding van de wet.
Deze verplichting ziet zowel op het bestuur als op de raad van toezicht indien het fonds een raad van toezicht heeft. De wettelijke regeling betreft daarmee niet het verantwoordingsorgaan of het belanghebbendenorgaan. Vanzelfsprekend staat dat niet in de weg aan het ook voor deze organen opnemen in de statuten van een regeling voor belet en/of ontstentenis.
Wat zet een pensioenfonds in zijn statuten?
Een eenvoudige belet en ontstentenisregeling is snel geschreven. Denk bijvoorbeeld aan iets als:
“Ingeval van ontstentenis of belet van een of meer bestuurders zijn de overige bestuurders met het bestuur van het pensioenfonds belast, onder de verplichting zo spoedig mogelijk in ontstane vacature(s) te doen voorzien. Ingeval van ontstentenis of belet van alle bestuurders, is de persoon of zijn de personen die de raad van toezicht daartoe heeft aangewezen tijdelijk met het bestuur van het pensioenfonds belast.“
Er zijn zeker gevallen waarin dit kan volstaan. Maar een pensioenfondsbestuur zal zich kritisch willen afvragen of misschien meer nuance gewenst is. Bijvoorbeeld: moet in geval van belet of ontstentenis mijn quorum behouden blijven? En zo niet, welke minimum waarborgen worden dan verlangd? Is het wenselijk bepaalde (stem)verhoudingen in het bestuur te handhaven? Wat doe ik als alle bestuurders uit een bepaalde geleding (bijvoorbeeld werknemers) of van een bepaald typ (bijvoorbeeld uitvoerend bestuurders) zijn belet, en anderen niet?
Een kritische review van de statuten kan hierbij helpen. Net zoals goed nagaan welke strategie wordt gehanteerd indien plots en op korte termijn toch personen aangewezen zouden moeten worden als bestuurder of toezichthouder en zij nog een geschiktheid en/of betrouwbaarheid toetsing hebben te ondergaan
Ons notariaat en ons pensioenteam houdt de ontwikkelingen ten aanzien van belet en ontstentenisregeling zowel bij pensioenfondsen als bij andere (financiële) instellingen scherp in de gaten. Meer weten? Neem dan contact op.
