Europees voorstel voor Corporate Sustainability Due Diligence - Wat betekent dit voor ondernemingen?

De Europese Commissie heeft op 23 februari 2022 een voorstel gepubliceerd voor een richtlijn die tot gevolg zal hebben, dat een grote groep ondernemingen duurzaamheidsaspecten zal moeten nagaan, administreren en rapporten. De aandacht voor Environmental, Social and Goverance (ESG) factoren in het bedrijfsleven blijft toenemen. Het voorstel bevat verplichtingen voor bedrijven om de negatieve gevolgen van hun activiteiten voor mensenrechten, zoals kinderarbeid en uitbuiting van werknemers, en voor het milieu, zoals vervuiling en biodiversiteitsverlies, vast te stellen in de gehele waardeketen en waar nodig te voorkomen, beëindigen of reduceren.

Doel

Het bedrijfsleven en hun waardeketens spelen een essentiële rol bij de opbouw van een duurzame economie en een duurzame samenleving. Het voorstel moet duurzaam en verantwoord gedrag van ondernemingen bevorderen en de negatieve effecten van activiteiten op mensenrechten en milieu verminderen. Het nieuwe voorstel poogt een gelijk speelveld te creëren voor ondernemingen en daarbij consumenten en beleggers meer transparantie te bieden.

Op wie is het voorstel van toepassing?

De richtlijn zal van toepassing zijn op de volgende ondernemingen:

• In Europa gevestigde ondernemingen met meer dan 500 werknemers en een wereldwijde netto-omzet van meer dan 150 miljoen euro;
• In Europa gevestigde ondernemingen met meer dan 250 werknemers en een wereldwijde netto-omzet van meer dan 40 miljoen euro, waarvan ten minste 50% wordt gegenereerd in sectoren waar een hoog risico van schade voor mensenrechten of milieu is vastgesteld. Dit zijn onder andere: de textielindustrie, agricultuur en de winning van mineralen;
• Buiten Europa gevestigde ondernemingen met een netto-omzet van meer dan 150 miljoen euro in de Europese Unie; en
• Buiten Europa gevestigde ondernemingen met een netto-omzet van meer dan 40 miljoen euro, waarvan tenminste 50% wordt gegenereerd in hoge-risico sectoren.

Kleine en middelgrote ondernemingen (KMO’s) vallen niet rechtstreeks onder het toepassingsgebied van het voorstel, maar zullen zich er wel naar moeten richten als ze structureel aan ondernemingen leveren die onder de richtlijn vallen.

Welke nieuwe verplichtingen bevat het voorstel voor ondernemingen?

Ondernemingen die binnen de reikwijdte van de voorgestelde richtlijn vallen moeten verschillende maatregelen nemen in het kader van hun corporate sustainability due dilligence:

Potentiële negatieve gevolgen van activiteiten in kaart brengen

Ondernemingen moeten vaststellen welke activiteiten vallen binnen de due diligence eisen. Het voorstel geldt voor de eigen activiteiten van ondernemingen, maar ook voor die van dochterondernemingen en de bijbehorende waardeketens waar een onderneming een gevestigde zakenrelatie mee heeft. Een relatie wordt beschouwd als een gevestigde zakenrelatie wanneer deze duurzaam is of naar verwachting duurzaam zal zijn en een niet-verwaarloosbaar deel van de waardeketen vertegenwoordigd. Het gaat daarbij om alle gerelateerde activiteiten van gevestigde zakelijke relaties van een onderneming die verband houden met de productie van goederen, het verrichten van diensten, de ontwikkeling, en het gebruik en verwijdering van een product. De reikwijdte van de verplichtingen is daarom erg ruim, aangezien veel ondernemingen opereren binnen wereldwijde en complexe waardeketens. Alle ondernemingen in de waardeketen van een onderneming waar het voorstel op van toepassing is, zullen indirect geconfronteerd worden met de verplichtingen uit het voorstel.

Actuele en potentiële gevolgen in kaart brengen en voorkomen of reduceren

Ondernemingen moeten maatregelen nemen om mogelijke actuele en potentiële gevolgen van hun handelen in kaart te brengen. Daarbij is het van belang dat ondernemingen een actieplan maken met alle belanghebbenden. Dit zijn bijvoorbeeld werknemers en andere personen, groepen of entiteiten wier rechten of belangen worden of kunnen worden beïnvloed door de producten, diensten of activiteiten van een onderneming, een dochteronderneming of de gevestigde zakelijke relaties. Wanneer de negatieve gevolgen zijn vastgesteld, moeten ondernemingen adequate maatregelen nemen om de vastgestelde potentiële nadelige gevolgen te voorkomen of te beperken. Het voorstel noemt bijvoorbeeld een preventieplan, die ook weer met de belanghebbenden kan worden opgesteld. De nadelige effecten moeten worden beëindigd, en als dit niet mogelijk is, moeten ze tot een minimum worden beperkt door concrete maatregelen te nemen.

Due diligence in beleid integreren

Ondernemingen moeten due diligence maatregelen integreren in het beleid van de onderneming om de nadelige gevolgen van hun activiteiten te verminderen.

Klachtenprocedure en effectiviteit monitoren

Ondernemingen moeten een klachtenprocedure ontwikkelen en behouden om ervoor te zorgen dat gerechtvaardigde bezorgdheid over potentiële of feitelijke nadelige effecten kunnen worden geuit. Deze mogelijkheid moet worden geboden aan personen die worden getroffen of redelijke gronden hebben om te geloven dat zij nadelige gevolgen zouden kunnen ondervinden aan de activiteiten van de onderneming of een onderneming in deze waardeketen. Ondernemingen moeten daarbij toezien op de uitvoering en doeltreffendheid van hun due diligence maatregelen door periodieke evaluaties uit te voeren.

Extern communiceren over due diligence

Ondernemingen moeten relevante informatie verstrekken over het due diligence, het beleid, de processen en de activiteiten die zijn uitgevoerd om actuele of potentiële schadelijke effecten te voorkomen, met inbegrip van de bevindingen en resultaten van de activiteiten.

Verplichtingen voor bestuurders

Voor bestuurders brengt het voorstel ook een plicht mee om de uitvoering van de due diligence op te zetten, te controleren en deze in de bedrijfsstrategie op te nemen. Daarnaast moeten bestuurders bij het vervullen van hun taak om in het belang van de onderneming te handelen, rekening houden met de klimaatverandering, mensenrechten en de gevolgen van hun beslissingen. Het voorstel leidt daarom tot een verzwaarde zorgplicht voor bestuurders met betrekking tot duurzaamheidsaspecten.

Handhaving

Het voorstel verplicht Europese lidstaten om bestuursinstanties aan te wijzen die worden belast met het toezicht op de nieuwe regels. De bestuursinstanties kunnen onderzoek instellen, schorsing van inbreuken bevelen, geldboetes opleggen op basis van de omzet van de onderneming en voorlopige maatregelen treffen om schade te voorkomen.

De noodzaak tot actie: wat kunnen ondernemingen nu al doen?

De impact van het voorstel is naar verwachting groot. Het voorstel raakt zowel grote ondernemingen, als alle ondernemingen in bijbehorende waardeketens. Ondernemingen moeten zich daarom gaan voorbereiden om bovengenoemde verplichtingen te integreren in het bedrijfsplan en de bedrijfsstrategie. Er moeten processen en systemen worden voorbereid om de negatieve gevolgen van activiteiten voor het milieu en mensenrechten in de gehele waardeketen te kunnen vaststellen, monitoren, voorkomen en reduceren.

KMO’s die deel uitmaken van de waardeketens van grote ondernemingen zullen indirect geconfronteerd worden met het voorstel. Vanuit grote ondernemingen zal de noodzaak ontstaan om met KMO’s, al dan niet contractueel, afspraken te maken omtrent de nieuwe verplichtingen. KMO’s kunnen daarom via de grote ondernemingen worden verplicht om de gevolgen van hun activiteiten in kaart te brengen en deze gevolgen te voorkomen en reduceren. Daarom moeten ook KMO’s zich voorbereiden om aan de nieuwe eisen te kunnen voldoen en deze integreren in het bedrijfsplan en de bedrijfsstrategie. Ter ondersteuning van KMO’s worden lidstaten aangemoedigd om nadere hulpmiddelen zoals platforms, portalen of een financiële bijdrage ter beschikking te stellen. Daarnaast moeten grote ondernemingen ten aanzien van KMO’s eerlijke, redelijke, evenredige en niet-discriminerende eisen hanteren en hen mogelijk (financieel) steunen bij de naleving van de maatregelen.

Volgende stappen

Het voorstel zal nu worden besproken en het Europees Parlement en de Europese Raad kunnen nog wijzigingen doorvoeren. Als het voorstel wordt aangenomen, hebben de lidstaten van de Europese Unie twee jaar de tijd om de richtlijn in nationale wetgeving om te zetten. Het is daarom nog niet duidelijk wanneer ondernemingen aan de verplichtingen moeten voldoen.

Van Doorne adviseert graag over milieu-, sociale en governance-kwesties en bijbehorende integratie in de bedrijfsvoering van ondernemingen. In de ontbijtsessie op dinsdag 14 juni 2022 zullen de huidige ESG-trends besproken worden. Aanmelden is nog mogelijk via deze link.