6 min read

Recente mediaberichten over GrIT-programma van Defensie: stemmingmakerij of niet?

27 February 2020

Het kan niet worden ontkend dat het Ministerie van Defensie geen gelukkige track record heeft met IT-vernieuwingsprojecten. Maar het lijkt wel van belang dat we de discussie over het thans lopende programma Grensverleggende IT (GrIT) naar aanleiding van het gezamenlijke onderzoek van Trouw, Investico, De Groene Amsterdammer en EenVandaag zuiver houden. Dat zijn we ook verplicht aan de vele Defensie-medewerkers die zich iedere dag met ziel en zaligheid inzetten om van de IT-vernieuwing bij het Ministerie van Defensie een succes te maken. Ik spreek uit ervaring hier.

Enkele voorbeelden in de berichtgeving die mijn wenkbrauwen deden fronsen. Een eerder langlopend project/programma met eenzelfde doel is inderdaad gestopt, zoals AG Connect aangeeft. Maar AG Connect noemt hierbij ten onrechte een kostenpost van € 900 miljoen. Zoals Trouw in haar eigen artikel van dezelfde datum wel correct uiteenzet, is die kostenpost (begroot door de Algemene Rekenkamer) namelijk gerelateerd aan een ander vernieuwingsprogramma (SPEER), waarbij het Ministerie van Defensie zelf overigens spreekt over een kostenpost van € 433 miljoen.

Maar ook Trouw neemt het niet zo nauw met haar berichtgeving. Onder verwijzing naar de brief van staatssecretaris Barbara Visser aan de Kamer van 21 februari 2019 inzake de verwerving van het exclusieve gebruiksrecht van het door het consortium IBM / Atos tijdens de concurrentiegerichte dialoog ontwikkelde technisch ontwerp (Kamerstuk 31 125, nr. 101), citeert Trouw als volgt: “Het risico op een juridische procedure wordt met het betalen van de ontwerpvergoeding wel gereduceerd.” Hiermee zou het Ministerie van Defensie (juridische?) consequenties van de onvrede van IBM voor hopen te zijn. Waar dit citaat vandaan komt, is echter onduidelijk. In voornoemde Kamerbrief komt dit in ieder geval niet terug. Daarin worden de verwerving en bijbehorende vergoeding uitsluitend in verband gebracht met het onderkende risico dat het bid team van het consortium als gevolg van de ontstane vertraging in de aanbesteding niet intact blijft, hetgeen een risico op kwaliteitsverlies voor de uiteindelijke oplossing zou behelzen.

Heeft de vermeende miljoenenclaim van IBM kans van slagen?

De vraag is of de vermeende miljoenenclaim van IBM, die overigens al dateert van eind oktober 2019 en dus gedateerd nieuws betreft, wel kans van slagen heeft. De Aanbestedingswet biedt het Ministerie van Defensie weliswaar ruimte om het deelnemende consortium IBM / Atos te betalen voor deelname aan de concurrentiegerichte dialoog (kostenvergoeding). De Handreiking Tenderkostenvergoeding (Kamerstuk 34 252, nr. 9) ziet op een dergelijke kostenvergoeding, die aan de orde is wanneer een gedeelte van de te plaatsen opdracht moet worden uitgevoerd om de inschrijving in te kunnen dienen. En ook als de aanbesteding ingetrokken wordt, wanneer dat in een zodanig stadium gebeurt dat de inschrijver ook daadwerkelijk kosten hiervoor heeft moeten maken.

Gezien de vele mensuren aan werkzaamheden die het consortium IBM / Atos naar verluidt reeds heeft verricht, lijkt een kostenvergoeding ook in dit geval proportioneel. In dit verband is het ook niet vreemd, zoals volgens EenVandaag uit een interne bestuursnota zou blijken, dat het Ministerie van Defensie mogelijke claims serieus neemt. Overigens, voor de tijd die door het consortium is besteed aan de ontwikkeling van het technisch ontwerp is begin 2019 ook uitvoering aan een dergelijke kostenvergoeding gegeven, naar verluidt voor € 14,5 miljoen inclusief btw. Dit geeft al een meer genuanceerd beeld over “de miljoenenkosten van de 100 tot 150 mensen die ruim 2 jaar aan de aanbesteding werkten”, waarover Trouw bericht en in haar kielzog ook AG Connect.

De vraag of het consortium ook succesvol aanspraak kan maken op compensatie voor gederfde inkomsten en reputatieschade is een tweede. Als inschrijver weet je nu eenmaal dat een (concept) inschrijving of deelname aan een dialoog niet betekent dat ook tot gunning wordt overgegaan (of tot gunning van de volledige scope). Dit is ook zo als je nog de enige resterende inschrijver bent. Ook kan de aanbesteding altijd nog worden ingetrokken en/of wezenlijk worden gewijzigd en opnieuw in de markt worden gezet. In dit kader is in 2015 niet voor niets het Bureau ICT-Toetsing (BIT) opgericht om de risico’s en slaagkans van grote ICT-projecten van de rijksoverheid te toetsen en over de voortzetting te adviseren. Naast openbaar gemaakte rapporten van de Auditdienst Rijk (ADR) heeft het BIT zich reeds 3 keer kritisch uitgelaten over het GrIT-programma en een vierde BIT-toetsing loopt nog. Dat tempert op zijn minst de verwachtingen die het consortium mocht hebben over eventuele gunning.

Defensie is publiekelijk steeds duidelijk geweest

Nu ben ik niet bekend met de inhoud van communicatie tussen het Ministerie van Defensie en het consortium IBM / Atos inzake de lopende aanbesteding, maar publiekelijk is het Ministerie van Defensie in ieder geval steeds duidelijk geweest over de diverse mogelijk scenario’s binnen het GrIT-programma. Niet alleen in de reeds genoemde Kamerbrief van 21 februari 2019 (Kamerstuk 31 125, nr. 101), maar bijvoorbeeld ook in een Kamerbrief van 2 juli 2019 (Kamerstuk 31 125, nr. 104) en tijdens het Algemeen Overleg van de vaste commissie voor Defensie op 4 september 2019 (Kamerstuk 31 125, nr. 107).

De optie om beheersbare brokken van de opdracht ook door andere leveranciers dan IBM / Atos uit te kunnen laten voeren, ligt al geruime tijd op tafel. De vraag is alleen of dit binnen de huidige aanpak dient te worden ingepast (waarbij de hele aanbesteding in één keer in de markt wordt gezet en de integratiefunctie bij het winnende consortium komt te liggen) of dat alsnog een andere aanpak wordt gekozen (waarbij de aanbesteding wordt opgeknipt in fases die separaat, geleidelijk en langs de lijnen van lifecycle-management in de markt worden gezet en de integratiefunctie bij het Ministerie van Defensie komt te liggen). De staatssecretaris heeft dit in een recente brief aan de Kamer van 18 februari 2020 nog eens bevestigd. In beide scenario’s heeft het consortium IBM / Atos nog de volle kans om de gehele opdracht gegund te krijgen (waarbij het evident een voorsprong heeft op de concurrentie door haar actieve betrokkenheid tot op heden), maar loopt het ook het gebruikelijke ondernemersrisico beheersbare brokken van de opdracht niet te mogen uitvoeren. IBM / Atos heeft dit in eigen handen. Niets nieuws onder de zon.

Voorbarige conclusies in de media

Op basis van mijn beeld van de situatie binnen het GrIT-programma is het dus niet alleen te voorbarig om te concluderen dat de cruciale ICT vernieuwing bij het Ministerie van Defensie “compleet mislukt” is, zoals EenVandaag kopt, maar ook om te suggereren c.q. impliceren dat het Ministerie van Defensie op een juridisch geschil met IBM / Atos zou afstevenen. Het oordeel van de door Trouw, Investico en EenVandaag geraadpleegde juridische aanbestedingsexperts, inhoudende dat sterk te betwijfelen valt of het Ministerie van Defensie de aanbesteding nog kan stoppen zonder een groot verlies te nemen, maakt dit niet anders.

Louis Jonker

Advocaat | Counsel