Relevantie:

• als de (financiële) verantwoording van een subsidie te laat wordt aangeleverd kan dat leiden tot lagere vaststelling van de subsidie;
• het staat de subsidieverlener niet altijd vrij om een buiten de termijn overgelegde financiële verantwoording niet bij de vaststelling van de subsidie te betrekken omdat dat onevenredig kan zijn.

Inleiding
De subsidieontvanger moet bij zijn aanvraag tot subsidievaststelling financiële verantwoording afleggen. In deze blog bespreken we de (mogelijke) gevolgen van het niet tijdig indienen van de financiële verantwoording van ontvangen subsidiegelden aan de hand van de laatst verschenen jurisprudentie van de Afdeling bestuursrechtspraak over dit onderwerp.

De verantwoordingsplicht 
Voor de rechtmatige en doelmatige besteding van subsidies is het van belang dat de subsidieverlener kan controleren waaraan de subsidiegelden besteed zijn. Daarom moet de subsidieontvanger bij de aanvraag tot subsidievaststelling rekening en verantwoording afleggen over de aan de activiteiten verbonden uitgaven en inkomsten voor zover die van belang zijn voor de vaststelling van de subsidie (4:45, lid 2 Awb).

Het komt vaak voor dat aan de subsidie de verplichting is verbonden om binnen een bepaalde termijn een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in te dienen. Hetzelfde geldt dan voor de financiële verantwoording. Het binnen de termijn overleggen van de voor de verantwoording benodigde stukken maakt onderdeel uit van de aan de subsidie verbonden verplichting. Als de subsidieontvanger pas na afloop van de termijn alsnog de benodigde stukken overlegt, voldoet hij niet aan die verplichting . De subsidieverstrekker kan de subsidie in dat geval op grond van artikel 4:46, tweede lid, aanhef en onder b, van de Awb vaststellen op een lager bedrag dan waarvoor deze is verleend.

Evenredigheidstoets
Dat de bevoegdheid bestaat tot lagere vaststelling van de subsidie als de financiële verantwoording te laat wordt ingediend, betekent nog niet dat altijd van die bevoegdheid gebruik zou mogen worden gemaakt. Aan het besluit tot lagere vaststelling van de subsidie moet een belangenafweging ten grondslag liggen waarvan het resultaat evenredig is (3:4, lid 2 Awb). Het bestuursorgaan zal een afweging moeten maken tussen het belang van handhaving van de verplichting en de gevolgen van de verlaging voor de ontvanger. Daarbij zijn ook de ernst van de tekortkoming en de mate waarin deze aan de ontvanger kan worden verweten van belang.

In dit verband oordeelde de Afdeling in een zaak over een subsidie van gedeputeerde staten van Noord-Holland voor de ontwikkeling van een netwerk voor milieuvriendelijk goederentransport over de Amsterdamse grachten dat het de subsidieverlener niet vrijstaat om een aanvullende verantwoording die na de termijn is overgelegd, buiten beschouwing te laten bij het besluit om de subsidie op nihil vast te stellen (tussenuitspraak ABRS 3 februari 2016, ECLI:NL:RVS:2016:205). Het evenredigheidsbeginsel vergt dat die aanvullende verantwoording wordt beoordeeld en betrokken wordt in de belangenafweging. Als met die aanvulling, daargelaten dat die na de daarvoor geldende termijn is overgelegd, aan de verplichtingen zou zijn voldaan, kan daarin volgens de Afdeling een aanwijzing zijn gelegen dat het onevenredig is de subsidie desondanks op nihil vast te stellen. Voor de ontvanger maakte dit in deze zaak overigens uiteindelijk geen verschil, omdat hij met de aanvullende verantwoording (nog steeds) niet inzichtelijk had gemaakt of de subsidie was besteed voor de activiteiten waarvoor deze was verleend en het op nihil stellen van de subsidie daarom gerechtvaardigd was (einduitspraak ABRS 7 september 2016, ECLI:NL:RVS:2016:2402).

Recente uitspraken
Het afgelopen jaar heeft de Afdeling wederom twee interessante uitspraken gedaan over het lager vaststellen van de subsidie in het geval de subsidieontvanger niet tijdig voldoet aan de verantwoordingsverplichtingen.

In de eerste uitspraak, van 15 maart 2023, was een subsidie van gedeputeerde staten van Drenthe voor het behoud en de herbestemming tot bed & breakfast van een monumentale boerderij lager vastgesteld omdat de gesubsidieerde activiteiten niet volgens de ingediende plannen waren uitgevoerd en niet aan de verantwoordingsverplichtingen was voldaan (ECLI:NL:RVS:2023:1053). Zo had de accountant geconcludeerd dat niet van alle uitgaven een factuur en/of offerte aanwezig was en niet voor alle posten volledige betaling had plaatsgevonden. Gedeputeerde staten besloten de subsidie daarop vast te stellen op het bedrag van de werkelijke kosten, te weten alle uitgaven waarvoor zowel een factuur als een betalingsbewijs was overgelegd. In hoger beroep brengt de ontvanger een nog niet eerder overgelegd betalingsbewijs in. Gedeputeerde staten stellen dat zij dit betalingsbewijs terecht niet bij de besluitvorming hebben betrokken omdat het niet voorafgaand aan het vaststellingsbesluit is overgelegd. De Afdeling oordeelt: “Hoewel het college de verplichting om financiële verantwoording af te leggen aan een termijn heeft verbonden, is het in dit geval onevenredig om het bedrag van € 3.630,00 niet bij de berekening van de werkelijke kosten te betrekken. Uit de overgelegde factuur en het overgelegde betalingsbewijs volgt dat [appellant] deze kosten heeft gemaakt en het college heeft niet bestreden dat deze kosten zijn gemaakt voor activiteiten waarvoor de subsidie is verleend.” De Afdeling voorziet zelf in de zaak door het bedrag van het betreffende betalingsbewijs op te tellen bij de subsidievaststelling en in mindering te brengen op de terugvordering. 

De tweede zaak, van 30 augustus 2023, betreft een subsidie van de minister van SZW voor een project dat is bedoeld om de positie van vijftigplussers op de arbeidsmarkt te verbeteren. De Afdeling benadrukt ook in deze zaak dat het de subsidieverstrekker niet altijd vrij staat om een buiten de termijn overgelegde financiële verantwoording niet bij de vaststelling van de subsidie te betrekken omdat dat onevenredig kan zijn (ECLI:NL:RVS:2023:3314). De Afdeling verwijst in dat verband naar de twee hiervoor besproken uitspraken van februari 2016 en maart 2023. Verder merkt de Afdeling op dat de door verweerder gemaakte vergelijking met een uitspraak van 24 augustus 2016 (ECLI:NL:RVS:2016:2333) niet opgaat. Die uitspraak zag op een Unierechtelijke subsidie waarvoor strengere (administratieve) eisen gelden. De Afdeling concludeert in deze zaak overigens dat als de overgelegde aanvullende (financiële) verantwoording wel was betrokken bij het vaststellingsbesluit dat niet had hoeven leiden had tot een hogere vaststelling van de subsidie, omdat de daarin opgevoerde kosten niet voor subsidie in aanmerking komen.

Tot slot
Heeft u vragen over dit onderwerp en wat dit mogelijk kan betekenen voor u of uw organisatie? Neem dan gerust contact op met een van onze specialisten.