Voorbereiding werkgevers op de implementatie van de Richtlijn beloningstransparantie

Op 17 mei 2023 is de Richtlijn beloningstransparantie (Richtlijn (EU) 2023/970) gepubliceerd (hierna: “de Richtlijn”). Deze Richtlijn heeft als doel de transparantie op het gebied van gelijke beloning tussen mannen en vrouwen te vergroten en op die manier loondiscriminatie te bestrijden en de loonkloof tussen mannen en vrouwen te dichten. Alhoewel Nederland niet op schema ligt met de implementatie van de Richtlijn, doen werkgevers er goed aan alvast voor te sorteren op de implementatie ervan. In dit artikel behandelen wij de belangrijkste implicaties van de Richtlijn inzake beloningstransparantie en geven wij enkele concrete suggesties ter voorbereiding op de implementatie van de Richtlijn.

Achtergrond en totstandkoming

Het beginsel van gelijke beloning en het beginsel van gendergelijkheid maken deel uit van de twintig beginselen van de Europese Pijler van sociale rechten. In de praktijk is gebleken dat effectieve handhaving en uitvoering van dit gelijkheidsbeginsel te wensen over laat, waarbij een van de belangrijkste obstakels de beloningstransparantie is. Tegen deze achtergrond publiceerde de Europese Commissie begin 2021 de Richtlijn. Voor werknemers wordt het ten gevolge van de Richtlijn eenvoudiger inzicht te krijgen in het feit of zij al dan niet gelijk worden beloond ten opzichte van andere werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten, doordat inzicht wordt verkregen in de manier waarop hun beloningsniveau zich verhoudt tot dat van  die andere werknemers. Het moet hiermee voor werknemers gemakkelijker worden om loondiscriminatie aan te vechten.

Verplichtingen voor werkgevers onder de Richtlijn

Hierna behandelen wij op hoofdlijnen de belangrijkste verplichtingen voor werkgevers (in zowel de publieke als de particuliere sector) en rechten van hun werknemers, die voortvloeien uit de Richtlijn.

Informatierechten en -plichten

De Richtlijn verplicht werkgevers om transparant te zijn over het beleid dat ziet op de vorming en ontwikkeling van beloning. Voor werkgevers geldt in dit kader een actieve plicht op grond waarvan zij werknemers gemakkelijke toegang verschaffen tot de criteria die worden gebruikt voor het bepalen van de beloning, de beloningsniveaus en de beloningsontwikkeling van hun werknemers. In dit kader wordt onder beloningsniveau verstaan het bruto jaarloon en het overeenkomstige bruto-uurloon, en beloningsontwikkeling ziet op het proces van de overgang van een werknemer naar een hoger beloningsniveau. De Richtlijn schrijft voor dat de criteria die door een werkgever worden gebruikt “objectief en genderneutraal” zijn.

Naast het feit dat werkgevers hun werknemers informatie moeten verschaffen, hebben werknemers ook het recht om schriftelijke informatie op te vragen en van hun werkgever te ontvangen over hun individuele beloningsniveau en de naar geslacht uitgesplitste gemiddelde beloningsniveaus voor categorieën van werknemers die gelijke of gelijkwaardige arbeid verrichten. Jaarlijks moeten werkgevers hun werknemers informeren over het feit dat zij dit recht hebben en toelichten welke stappen werknemers moeten nemen om van dit recht gebruik te kunnen maken. Werkgevers dienen binnen een redelijke termijn, maar uiterlijk binnen twee maanden na het verzoek van de werknemer, de opgevraagde informatie te verstrekken.

Tot slot voorziet de Richtlijn ook voor sollicitanten in een recht op informatie. Sollicitanten moeten op grond van dit recht op informatie van hun (potentiële) toekomstige werkgever voorafgaand aan het sollicitatiegesprek (bijvoorbeeld in de gepubliceerde vacature) informatie ontvangen over het startsalaris voor de desbetreffende functie en – indien van toepassing – de relevante bepalingen van de cao. Werkgevers mogen sollicitanten niet langer vragen naar hun salaris bij hun huidige en/of eerdere arbeidsverhoudingen. Vacatures en functiebenamingen moeten genderneutraal zijn en het wervingsproces dient op niet-discriminerende wijze plaats te vinden.

Rapportageverplichting

Voor werkgevers met meer dan 100 werknemers introduceert de Richtlijn een verplichting te rapporteren over de loonkloof tussen vrouwelijke en mannelijke werknemers. Het aantal keer dat een werkgever verplicht is om te rapporteren, is afhankelijk van het aantal werknemers dat bij een werkgever in dienst is:

• werkgevers met minder dan 100 werknemers mogen (in beginsel) vrijwillig rapporteren;
• werkgevers met tussen de 100 en 249 werknemers zijn verplicht elke drie jaar te rapporteren; en
• werkgevers met meer dan 250 werknemers zijn verplicht jaarlijks te rapporteren.

De volgende informatie over de organisatie van de werkgever moet in de rapportage worden opgenomen:

• de loonkloof tussen vrouwelijke en mannelijke werknemers;
• de loonkloof tussen vrouwelijke en mannelijke werknemers in aanvullende of variabele componenten;
• de mediane loonkloof tussen vrouwelijke en mannelijke werknemers;
• de mediane loonkloof tussen vrouwelijke en mannelijke werknemers in aanvullende of variabele componenten;
• het aandeel vrouwelijke en mannelijke werknemers dat aanvullende of variabele componenten ontvangt;
• het aandeel vrouwelijke en mannelijke werknemers in elke kwartielbeloningsschaal; en
• de loonkloof tussen vrouwelijke en mannelijke werknemers, uitgesplitst naar categorieën van werknemers en naar gewone basislonen en basissalarissen en aanvullende of variabele componenten.

De werkgever moet de rapportage delen met alle werknemers(vertegenwoordigers). Daarnaast dient de rapportage op verzoek te worden gedeeld met de Arbeidsinspectie en het orgaan voor gelijke behandeling (in Nederland: het College voor de Rechten van de Mens).

Gezamenlijke beloningsevaluatie

Als uit de rapportage blijkt dat de loonkloof 5% of meer bedraagt in een categorie van werknemers, dat hier geen rechtvaardiging op basis van objectieve en genderneutrale factoren voor wordt gegeven en dit verschil niet binnen zes maanden na de datum van indiening van de rapportage is verholpen, is de werkgever verplicht om een beloningsevaluatie uit te voeren in samenwerking met de werknemersvertegenwoordiging. De beloningsevaluatie moet ervoor zorgen dat de beloningsverschillen in kaart worden gebracht, worden verholpen en worden voorkomen. In deze evaluatie moet een werkgever onder andere ingaan op de redenen voor de verschillen in gemiddelde beloningsniveaus op basis van eventuele objectieve, genderneutrale criteria, zoals vastgesteld door de werkgever en de werknemersvertegenwoordiging. Daarnaast moet uit de evaluatie blijken welke maatregelen de werkgever neemt om beloningsverschillen aan te pakken en moet de doeltreffendheid van eerdere beloningsevaluaties worden geëvalueerd. Ook de beloningsevaluatie moet worden gedeeld met de werknemers(vertegenwoordigers) en op verzoek worden verstrekt aan de Arbeidsinspectie en het College voor de Rechten van de Mens.

Handhaving

Op grond van de Richtlijn krijgt een werknemer het recht volledige compensatie of reparatie te eisen als de werknemer schade heeft geleden door beloningsdiscriminatie. De schade moet in dat geval op een evenredige en afschrikkende wijze worden gecompenseerd. Deze compensatie moet omvatten: achterstallig loon (met inbegrip van bonussen of betalingen in natura), vergoeding wegens verlies van kansen, immateriële schadevergoeding en vergoeding voor schade veroorzaakt door andere relevante factoren, evenals rente op achterstallige betalingen.

Het is daarnaast voor een werknemer die gediscrimineerd wordt mogelijk een bevel tot beëindiging van de inbreuk of een bevel tot het nemen van maatregelen uit te vaardigen, zodat rechten of verplichtingen met betrekking tot het beginsel van gelijke beloning worden toegepast.

Tot slot krijgen lidstaten onder de Richtlijn de mogelijkheid om doeltreffende, evenredige en afschrikwekkende sancties (zoals boetes) op te leggen om inbreuk op de rechten en verplichtingen op het vlak van gelijke beloning te voorkomen.

Omkering bewijslast

Uit de Richtlijn vloeit een omkering van de bewijslast voort op grond waarvan de verweerder – in de praktijk vaak de werkgever – dient te bewijzen dat geen sprake is van (in)directe discriminatie, als de werknemer voldoende feiten aanvoert die (in)directe discriminatie op grond van geslacht kunnen doen vermoeden. Deze omgekeerde bewijslast geldt ook in gevallen waarin een werkgever niet voldoet aan de (informatie)verplichtingen van de Richtlijn. Lidstaten zullen moeten voorzien in een recht op toegang tot, door de rechter voor de gelijke beloningsvordering relevant geacht, bewijsmateriaal waarover de verweerder de zeggenschap heeft. Hiermee moet het voor werknemers gemakkelijker worden om beloningsdiscriminatie aan te vechten.

Aanbevelingen voor de praktijk

De Richtlijn dient uiterlijk op 7 juni 2026 te zijn geïmplementeerd in nationale wetgeving. Grote werkgevers met meer dan 150 werknemers moeten vervolgens voor het eerst een rapportage overleggen op 7 juni 2027, terwijl dit voor werkgevers met minder dan 150 werknemers op 7 juni 2031 zal moeten gebeuren.

Alhoewel de Richtlijn nog moet worden geïmplementeerd in Nederland en het nog maar de vraag is in hoeverre alle bepalingen van de Richtlijn terug te vinden zullen zijn in de Nederlandse wet- en regelgeving, bevelen wij werkgevers aan om alvast voorbereidingen te treffen voor de komst van de Richtlijn. Het is namelijk duidelijk dat werkgevers zich actief zullen moeten inzetten om gelijke beloning van hun werknemers te bevorderen. Werkgevers die pas actie ondernemen op het moment dat de Richtlijn daadwerkelijk is geïmplementeerd, zullen er waarschijnlijk een flinke kluif aan hebben om de beloningen van hun werknemers tijdig inzichtelijk te maken. Een goede voorbereiding is dan ook het halve werk.

Wij sluiten af met enkele concrete suggesties voor werkgevers ter anticipatie op de Richtlijn beloningstransparantie (Richtlijn (EU) 2023/970), waarbij onder andere HR-managers een belangrijke ondersteunende rol kunnen vervullen:

• breng in kaart in hoeverre op dit moment sprake is van gelijke beloning tussen mannelijke en vrouwelijke werknemers;
• bepaal of een rechtvaardiging bestaat voor eventuele beloningsverschillen tussen werknemers;
• maak inzichtelijk op basis van welk beleid en welke criteria werknemers worden beloond;
• onderzoek of en in welke mate de toekomstige rapportageverplichting van toepassing zal zijn;
• bepaal of wijziging van het beloningsbeleid en/of het werving- en selectiebeleid noodzakelijk is/zijn; en
• betrek tijdig de ondernemingsraad ingeval van wijziging van het belonings- en functiewaarderingssysteem (in het kader van het instemmingsrecht ex artikel 27 WOR).

Meer weten? Neem contact op met het team Arbeid en Pensioen van Van Doorne, Eline Jekel.