Waar kunnen we u mee helpen?

    Privacy Statement

    31 oktober 2018

    Van Doorne is een full service onafhankelijk kantoor in Amsterdam en Londen met advocaten, notarissen en fiscalisten. In dit Privacy Statement informeren wij u graag over de manier waarop wij binnen Van Doorne met uw persoonsgegevens omgaan. Dit Privacy Statement is onder meer van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens van de contactpersonen bij onze cliënten, relaties en verwijzers, alsmede ook op de bezoekers aan onze website www.vandoorne.com.

    Van Doorne N.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Van tijd tot tijd kunnen wij dit Privacy Statement aanpassen, bijvoorbeeld wanneer er aanpassingen zijn in de wijze waarop wij uw persoonsgegevens verwerken of als dit nodig is op basis van de regelgeving. 

    Inhoud van Privacy Statement:

    1. Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?
    2. Welke persoonsgegevens verwerkt Van Doorne van u?
    3. Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?
    4. Wat is de grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
    5. Hoe hebben wij uw persoonsgegevens verkregen?
    6. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
    7. Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens?
    8. Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER.
    9. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
    10. Uw rechten
    11. Cookies
    12. Websites van derden
    13. Onze contactgegevens

    1.Op wie is dit Privacy Statement van toepassing?

    Dit Privacy Statement is van toepassing op alle personen die deze website bezoeken of op degenen van wie Van Doorne in het kader van haar juridische dienstverlening persoonsgegevens verwerkt.

    Lees meer

    Personen van wie Van Doorne persoonsgegevens in het kader van haar juridische dienstverlening verwerkt zijn:

    • Contactpersonen bij onze cliënten
    • Contactpersonen bij onze potentiële cliënten
    • Contactpersonen bij onze relaties
    • Contactpersonen bij onze verwijzers
    • Ontvangers van onze uitingen, zoals onze nieuwsbrieven en uitnodigingen voor events die door of in samenwerking met van Van Doorne worden georganiseerd.
    • Bezoekers van onze website www.vandoorne.com
    • Personen die anderszins contact met ons opnemen of van wie wij anderszins persoonsgegevens verwerken in het kader van onze dienstverlening

    2.Welke persoonsgegevens verwerkt Van Doorne van u?

    De persoonsgegevens die wij van u verwerken zijn:

    • Persoonsgegevens door u aan ons verstrekt
    • Persoonsgegevens die inzicht geven in het gebruik van onze website of andere elektronische communicatiemiddelen
    • Persoonsgegevens verkregen uit ander bronnen

    Lees meer

    • Persoonsgegevens door u verstrekt:
      • contactgegevens en andere persoonsgegevens die nodig zijn ter behandeling van uw zaak door een advocaat, notaris of fiscalist. Dit zijn gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer en identiteitsdocumenten
      • contactgegevens en andere persoonsgegevens ingevuld op contactformulieren of andere webformulieren. De precieze inhoud van de gegevens hangt af van de inhoud van de contactformulieren en webformulieren
      • contactgegevens verstrekt tijdens kennismakingsgesprekken, events, seminars etc. Dit kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn zoals vermeld op visitekaartjes
      • Andere persoonsgegevens die door u worden verstrekt.

    • Persoonsgegevens die inzicht geven in het gebruik van onze website of andere elektronische communicatiemiddelen. Dit kunnen gegevens zijn zoals:
      • IP-adres (uniek identificatienummer van uw apparaat wanneer u verbinding maakt met internet) dat we gebruiken om uw belangstelling voor onze website te meten
      • uw surfgedrag op de website, zoals gegevens over het eerste bezoek, vorige bezoek en huidige bezoek, de bezochte pagina’s en de wijze waarop door de website wordt genavigeerd
      • het openen en lezen van een nieuwsbrief of commerciële e-mail. Hieronder valt ook het klikgedrag in de e-mail of nieuwsbrief.
        Zie hiervoor ook ons Cookie statement

    • Persoonsgegevens verkregen uit andere bronnen:
      • persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke sociale media platforms zoals LinkedIn. Dit zijn namen en contactgegevens
      • persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster. Dit zijn bijvoorbeeld het KvK nummer en contactgegevens
      • persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites, zoals bedrijfswebsites.

    3.Voor welke doeleinden verwerken wij uw persoonsgegevens?

    Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken voor de volgende doeleinden:

    Lees meer

    • Om een overeenkomst waarin u ons opdracht hebt verstrekt tot het leveren van juridische en fiscale diensten door onze advocaten, notarissen of fiscalisten uit te voeren
      Indien u een zaak in behandeling geeft aan een advocaat, notaris of fiscalist, worden daarbij in ieder geval uw contactgegevens gevraagd. Ook andere persoonsgegevens kunnen noodzakelijk zijn voor de behandeling van de zaak, afhankelijk van de aard van de zaak. Ook kunnen er gegevens van betrokken partijen verwerkt worden.

     

    • Om juridische procedures te kunnen voeren.

    • Om geleverde diensten te factureren.

    • Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.
      Een notaris is op grond van de Wet op het Notarisambt verplicht bepaalde persoonsgegevens op te nemen in een akte, zoals naam, voornamen, geboortedatum- en plaats, adres, woonplaats en burgerlijke staat van de partijen. 

      Notarissen zijn ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan de Kamer van Koophandel en het Kadaster.

      De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten, notarissen en fiscalisten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).
      Download leidraad WWFT (pdf)

      De Algemene wet Inzake Rijksbelastingen verplicht ons om bepaalde persoonsgegevens te verwerken en te bewaren.

     

    • Om contact met u te onderhouden. 
      Wij vinden het belangrijk u te benaderen met informatie die voor u relevant is. Om dit mogelijk te maken, combineren en analyseren wij de bij ons beschikbare persoonsgegevens. Op basis daarvan bepalen we welke informatie en kanalen relevant zijn en welke momenten het meest geschikt zijn voor het verstrekken van informatie of het tot stand brengen van contact. Bij marketingacties verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens en geen vertrouwelijke gegevens die door het beroepsgeheim van advocaten of notarissen zijn beschermd.

     

    • Om analyses op te stellen

    Voor het opstellen van analyses gebruiken wij:

    • Interactiegegevens:
      • Persoonsgegevens verkregen uit contact tussen Van Doorne en u. Bijvoorbeeld over uw gebruik van onze website of ondersteunde applicaties. Dit geldt ook voor offline interacties, zoals hoe vaak er contact is tussen Van Doorne en u.
    • Gedragsgegevens:
      • Persoonsgegevens die Van Doorne verwerkt over uw gedrag, zoals uw voorkeuren, mening, wensen en behoeften. Deze gegevens kunnen wij bijvoorbeeld afleiden uit uw surfgedrag op onze website, het lezen van onze nieuwsbrieven of doordat u informatie heeft aangevraagd. Maar ook via gevoerde inbound telefoongesprekken en e-mail contact met onze medewerkers. Informatie verkregen via trackingcookies, verzamelen en gebruiken wij alleen met uw toestemming, die u altijd weer kunt intrekken. Zie ook ons cookie statement

    • Het uitvoeren van cliënttevredenheidsonderzoeken
      Soms vragen wij cliënten mee te werken aan een cliënttevredenheidsonderzoek. Dat gebeurt door middel van een online vragenlijst. Deelname hieraan is vrijwillig. Voorafgaand aan ieder cliënttevredenheidsonderzoek ontvangt u nadere informatie over de werkwijze en de manier waarop wij met de verkregen informatie omgaan.

     

    • Om onze website te verbeteren en te beveiligen.

    • Om gebruikersstatistieken op te stellen.
      De gebruikersstatistieken van de website stellen ons in staat een beeld te krijgen van onder meer de aantallen bezoekers, de duur van het bezoek, welke delen van de website worden bekeken en het click-gedrag. Het betreft generieke rapportages, zonder informatie over individuele personen. De verkregen informatie gebruiken wij om de website te verbeteren.

     

    • Ter controle van toegang tot het kantoor en ter bescherming van de veiligheid. 
      Wanneer u ons kantoor bezoekt, noteren wij bij aankomst uw naam. Ook worden aan de buitenzijde van het kantoor, bij de in-en uitgangen tot het kantoor, in de parkeergarage en bij de receptie camerabeelden gemaakt. Wij doen dit om bij calamiteiten te weten wie zich in het gebouw bevinden en om te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het kantoor. Camerabeelden worden in beginsel na 4 weken vernietigd.

     

    • Voor het uitvoeren van audits.

    4.Wat is de grondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

    Wij verwerken uw persoonsgegevens alleen wanneer dit is toegestaan op basis van één van de grondslagen uit de AVG. Wij baseren ons op de volgende grondslagen:

    Lees meer

    • Toestemming
      • Wij vragen uw toestemming voor deelname aan een cliënttevredenheidsonderzoek.
      • Wij vragen uw toestemming voor het gebruik van cookies op onze website. Zie ons Cookie Statement voor meer informatie hierover.
      • Als we u toestemming hebben gevraagd om uw persoonsgegevens te verwerken en u hebt deze toestemming verleend, dan hebt u ook altijd weer het recht om deze toestemming in te trekken. Dit kunt u hier doen of door contact met ons op te nemen.

    • De verwerking is noodzakelijk voor het sluiten van een overeenkomst of in de aanloop tot het sluiten van een overeenkomst
      • Indien u ons een opdracht verleent tot het leveren van juridische of fiscale diensten, verwerken wij persoonsgegevens indien en voor zover dat voor het uitvoeren van de opdracht noodzakelijk is.

    • Wettelijke verplichting
      • Een notaris is op grond van de Wet op het Notarisambt verplicht bepaalde persoonsgegevens op te nemen in een akte, zoals naam, voornamen, geboortedatum- en plaats, adres, woonplaats en burgerlijke staat van de partijen.
      • Notarissen zijn ook wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan de Kamer van Koophandel en het Kadaster.
      • De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (WWFT) verplicht advocaten, notarissen en fiscalisten bepaalde informatie in te winnen en vast te leggen. Het gaat daarbij onder andere om een kopie van een identiteitsbewijs (paspoort).
        Download PDF

    • Gerechtvaardigd belang
      • Wij mogen ook persoonsgegevens verwerken als wij een gerechtvaardigd belang hebben en daarmee geen onevenredige inbreuk maken op uw privacy. Zo gebruiken wij bijvoorbeeld uw contactgegevens om u uit te nodigen voor seminars en events.
      • Ook hebben wij een gerechtvaardigd belang als wij persoonsgegevens gebruiken om met u in contact te komen, wanneer u ons zelf benadert.
      • Wij hebben niet altijd toestemming nodig om u te benaderen. Wanneer wij uw e-mailadres verkrijgen door het leveren van diensten dan kunnen wij u via direct marketing gelijksoortige diensten aanbieden. In dit geval hebben wij een gelegitimeerd belang om u deze diensten aan te bieden.

    5.Hoe hebben wij uw persoonsgegevens verkregen?

    Sommige informatie verkrijgen wij automatisch wanneer u onze website bezoekt. Deze informatie verzamelen wij bijvoorbeeld door middel van cookies. Zie hiervoor ook ons cookie statement.
    Andere informatie verkrijgen wij wanneer u deze actief aan ons verstrekt. Dit is bijvoorbeeld wanneer u een cliënt van ons bent of wordt, of wanneer u zich aanmeldt voor nieuwsbrieven of events.
    Daarnaast verkrijgen wij informatie van derden zoals persoonsgegevens verkregen uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en uit het Kadaster, of persoonsgegevens beschikbaar op openbare zakelijke websites. Ook verkrijgen wij informatie van zakelijke social media bronnen zoals LinkedIn.

    6.Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

    Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt.

    Tenzij wij in verband met wettelijke verplichtingen uw persoonsgegevens langer moeten bewaren:

    • Zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen als u uw toestemming hebt ingetrokken of als u voor opt-out heeft gekozen.
    • Zullen wij uw persoonsgegevens in ons relatiesysteem uiterlijk drie jaar na het beëindigen van onze zakelijke relatie verwijderen.
      Voor de opslagtermijnen van cookies verwijzen wij u door naar ons Cookie Statement op de website.
      Camerabeelden bewaren we niet langer dan 4 weken, tenzij sprake is van een incident in verband waarmee de beelden langer bewaard dienen te worden.
      Bezoekersregistratie verwijderen we uiterlijk zeven weken na datum van verval van het recht op toegang respectievelijk na datum van het bezoek.

    7.Wie hebben toegang tot uw persoonsgegevens?

    Uw persoonsgegevens zijn alleen op een "need to know" basis toegankelijk voor daartoe geautoriseerde personen bij Van Doorne. Buiten de in dit Privacy Statement genoemde situaties, zullen wij uw persoonsgegevens niet bekendmaken tenzij wij dat nodig achten om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om onze of andermans rechten te beschermen, of om nakoming van dit Privacy Statement af te dwingen.
    Soms is het nodig uw persoonsgegevens met derden te delen. Dat kan -afhankelijk van de omstandigheden van het geval- noodzakelijk zijn bij de behandeling van uw dossier. Ook zijn er wettelijke verplichtingen die ertoe strekken dat persoonsgegevens aan derden worden doorgegeven.

    Lees meer

    In onder meer de volgende gevallen, worden persoonsgegevens aan derden verstrekt:

    Bij de behandeling van een dossier kan het noodzakelijk zijn uw persoonsgegevens met derden te delen. Bijvoorbeeld bij het procederen tegen een wederpartij, het sluiten van een overeenkomst of bij een notariële akte waarbij meerdere partijen zijn betrokken.

    Notarissen zijn wettelijk verplicht bepaalde persoonsgegevens te verstrekken aan de Kamer van Koophandel en het Kadaster.

    Indien een rechtelijke uitspraak ons verplicht tot het verstrekken van persoonsgegevens aan derden, zullen wij daaraan dienen te voldoen.

    Uw persoonsgegevens worden niet met derden gedeeld voor commerciële doeleinden. Hierop bestaat één uitzondering. Soms organiseren wij met een andere organisatie een gezamenlijke activiteit, zoals een event of seminar. In dat geval worden uitsluitend de noodzakelijke contactgegevens uitgewisseld.

    Persoonsgegevens kunnen voorts aan derden worden verstrekt, bij een reorganisatie of fusie van onze onderneming of de verkoop van (een deel van) onze onderneming.

    Wij kunnen voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (verwerkers) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt.

    Lees meer

    Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die SaaS oplossingen (software as a service) bieden of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze systemen. Ook gebruiken wij diensten van derden voor het verzenden van nieuwsbrieven en commerciële e-mails.

    8.Doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de EER

    De dossiers die door onze advocaten en notarissen worden behandeld zijn, worden vastgelegd en bewaard in Nederland. De daarin opgenomen persoonsgegevens worden niet doorgegeven naar landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij dit noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
    Bij het verwerken van uw persoonsgegevens kunnen uw persoonsgegevens gedeeld worden met derde partijen. Deze partijen kunnen zich bevinden buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden. Wanneer van toepassing, hebben wij passende veiligheidsmaatregelen genomen om de persoonsgegevens te delen.
    Wij kunnen deze gegevens doorgeven als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst van opdracht tot het leveren van juridische of fiscale diensten, of indien dat noodzakelijk is in het kader van een rechtsvordering waarvoor wij u juridische ondersteuning verlenen.
    De verwerker buiten de EER die ons diensten verleent bij het versturen van online nieuwsbrieven en mailings en het verwerken van gegevens ingevuld op de webformulieren op onze website, is gevestigd in de Verenigde Staten en heeft een registratie voor het EU-US Privacy Shield. Meer informatie daarover vindt u op: https://www.privacyshield.gov/welcome

    9.Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

    Wij doen onze uiterste best om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen ter bescherming van verlies, misbruik en wijziging van uw persoonsgegevens waarvoor wij verantwoordelijk zijn.

    Lees meer

    Ter beveiliging van uw persoonsgegevens hebben wij onder meer de volgende technische en organisatorische maatregelen getroffen:

    • Beschikbaarheid en continuïteit: Wij doen ons uiterste best voor hoge beschikbaarheid en continuïteit van onze website en onze systemen.
    • Device management en beveiliging: Uitsluitend apparaten die door Van Doorne worden gemanaged hebben direct toegang tot onze systemen. Apparaten die niet door Van Doorne worden gemanaged, hebben uitsluitend toegang tot onze systemen via een VPN verbinding die is beveiligd middels wachtwoorden en 2 way factor authenticatie.
    • Fysieke beveiliging: Ons pand is beveiligd door fysieke toegangscontrole en camerabeveiliging. Alleen daartoe geautoriseerde personen hebben toegang tot ons pand.
    • Autorisaties: De toegang tot onze systemen is role-based beveiligd.
    • Encryptie: Ter beveiliging van onze laptops maken wij gebruik van encryptie en op verzoek kan ook de gegevensuitwisseling met u met behulp van encryptie plaatsvinden.
    • Monitoring van onze systemen: Onze systemen worden continue via monitoring door een gecertificeerde derde partij, gecheckt op verdacht gedrag.
    • Periodieke penetratie testen: Op geregelde basis voert een gecertificeerde derde partij penetratietesten uit op ons netwerk op interne en externe kwetsbaarheden.
    • Thread protection: Diverse systemen zijn ingezet om ongeautoriseerde toegang en uitwisseling van persoonsgegevens te voorkomen.
    • AVG design: Elk nieuw systeem waar wij mee willen gaan werken zal vooraf moeten worden getest of voldaan wordt aan de principes privacy-by-design en privacy-by-default.
    • Gegevensbeschermingseffectbeoordelinen (DPIA): Voordat wij een nieuw systeem in gebruik nemen zullen wij dat systeem ook onderwerpen aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, indien dit wettelijk vereist is.
    • Datalekken: Voor het detecteren en melden van een datalek hebben wij een Datalek Team in het leven geroepen.

    10.Uw rechten

    Op grond van de privacyregelgeving heeft u diverse privacy rechten.

    Lees meer

    U kunt verzoeken om:

    • inzage in de persoonsgegevens die wij van u verwerken.
    • uw persoonsgegevens te wijzigen of aan te vullen wanneer u van menig bent dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken incompleet of inaccuraat zijn.
    • bepaalde persoonsgegevens van u te wissen.
    • uw gegevens over te dragen aan een andere partij.

    U kunt ook bezwaar maken tegen het verwerken van uw persoonsgegevens.

    Voor meer informatie over de rechten die u kunt uitoefenen op basis van de privacyregelgeving verwijzen wij u ook graag naar de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. Zie deze webpagina voor een overzicht van uw rechten onder de privacyregelgeving. In voorkomend geval heeft u ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

    11.Cookies

    Van Doorne maakt gebruik van cookies op haar website. Een cookie is een klein tekstbestand dat door een webbrowser op uw computer wordt opgeslagen. U kunt het gebruik van cookies blokkeren door de instellingen in uw webbrowser aan te passen. Dit kan dan echter wel van invloed zijn op het functioneren van de website. Voor meer informatie zie ons cookie statement

    12.Websites van derden

    Onze website bevat hyperlinks naar websites van andere partijen en social media buttons. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die websites of de diensten van betreffende social media platforms. Evenmin is Van Doorne verantwoordelijk voor het privacybeleid en het gebruik van cookies op die websites en social media platforms

    13.Onze contactgegevens

    Indien u vragen of opmerkingen heeft over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen:

    Lees meer

    Van Doorne N.V.

    Jachthavenweg 121

    1081 KM Amsterdam

    020-6789125

    marketing@vandoorne.com

    Indien gewenst kunt u contact opnemen met onze compliance officer: complianceofficer@vandoorne.com