Aandachtspunten bij arbeidstijdenregistratie

Het Europese Hof van Justitie oordeelde onlangs dat alle bedrijven binnen de EU verplicht zijn arbeidstijden en rusttijden van werknemers te registreren. Heeft de uitspraak gevolgen voor werkgevers met personeel in Nederland? 

In beginsel niet, omdat de Nederlandse wetgeving al een registratieverplichting bevat. De uitspraak kan er wel voor zorgen dat werknemers alert worden gemaakt. Reden voor werkgevers de urenregistratie onder de loep te nemen. 

Uit de Arbeidstijdenwet volgt dat werkgevers in beginsel verplicht zijn de arbeids- en rusttijden te registreren. De Inspectie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) kan zo controleren of de wet wordt nageleefd. Dit geldt voor alle werkgevers waarvan werknemers arbeid verrichten in Nederland. Ondanks dat de Nederlandse wetgeving al een registratieverplichting bevat, is vermoedelijk alsnog enige aanpassing van de wetgeving nodig om volledig te voldoen aan de uitspraak van het Europese Hof van Justitie. Uit de uitspraak volgt namelijk dat lidstaten een concrete regeling moeten uitwerken waaruit volgt hoe het verplichte registratiesysteem moet worden toegepast.

De wet verplicht tot registratie, maar er zijn uitzonderingen

De Nederlandse wet verplicht werkgevers tot registratie, maar op enkele uitzonderingen voor bepaalde sectoren na, zijn werkgevers volledig vrij in de wijze waarop aan deze verplichting wordt voldaan.

In enkele gevallen zijn werkgevers uitgezonderd van de registratieverplichting. Werkgevers hoeven bijvoorbeeld voor werknemers van 18 jaar of ouder die ten minste driemaal het minimumloon verhoogd met het percentage vakantiebijslag verdienen (ook wel “hoger personeel”) in beginsel geen arbeids- en rusttijden te registreren. De reden van deze uitzondering is dat hoger personeel is uitgezonderd van een deel van de rechten die volgen uit de Arbeidstijdenwet, waaronder het recht op verplichte minimale rusttijd en de maximaal toegestane arbeidstijd. Deze uitzondering is gebaseerd op de afwijkingsmogelijkheid voor autonome werknemers die in de Europese regelgeving is opgenomen. Van de regels op het gebied van arbeids- en rusttijden kan worden afgeweken als – wegens de bijzondere kenmerken van de verrichte arbeid – de duur van de arbeidstijd niet wordt gemeten of vooraf bepaald, of werknemers de duur van de gehele arbeidstijd zelf kunnen bepalen. De vraag is of de Nederlandse uitzondering voor hoger personeel in lijn is met deze Europese afwijkingsmogelijkheid nu volgens de Europese Commissie deze uitzondering niet mag worden toegepast op een volledige categorie werknemers zoals in Nederland het geval is. Bovendien is lastig voor te stellen dat voor hoger personeel steeds geldt dat zij autonome werknemers zijn. We zijn benieuwd of de hernieuwde aandacht voor dit onderwerp zal leiden tot een procedure waarin de Nederlandse uitzondering voor hoger personeel aan het hof wordt voorgelegd.

Tot slot nog enkele praktische tips waar u aan moet denken bij het registreren van arbeidstijden.

• Registreer feitelijk gewerkte uren en feitelijk genoten rust. Registreer bijvoorbeeld welke werknemer op een bepaald tijdstip met de arbeid begint, wanneer de arbeid is beëindigd en de daartussen gelegen pauzes. Als het basisrooster schriftelijk is vastgelegd en de werknemer wijkt er nooit of slechts incidenteel van af dan kan het noteren van de mutaties voldoende zijn.

• Zorg ervoor dat de identiteit van de geregistreerde werknemer in de urenregistratie inzichtelijk is, zodat gecontroleerd kan worden of de werknemer valt onder een van de categorieën werknemers waarvoor specifieke regels gelden.

• Registreer de fictieve arbeidsuren in de urenregistratie, zoals vakantie en ziekte.

• Controleer de urenregistratie (en creëer daarvoor een eenvoudig proces).

• Zorg voor inzichtelijke registratie in het geval SZW komt controleren.

• Bewaar de registratie minimaal 52 weken.

• Neem bij de urenregistratie de regels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming in acht.

• Let op of voor uw sector specifieke voorschriften gelden, zoals voor de mijnbouw, wegvervoer en binnenvaart, zeevaart en luchtvaart.

Wilt u meer weten over de verplichte registratie van arbeids- en rusttijden, neem dan contact op met Cara Pronk en Lieke Bartelsman.